Hoe krijg je je organisatie in Flow?

Er wordt veel gezegd en geschreven over bevlogen medewerkers. En terecht, want als mensen bevlogen zijn doen ze hun werk met plezier, halen ze het beste uit zichzelf én anderen en zal de klant hiervan profiteren.

Hoe krijg je je organisatie in Flow?

Door Els Molenaar

Want een organisatie met bevlogen medewerkers is productiever en zal sneller en klantgerichter kunnen handelen. Daarom zet iedere, zichzelf serieus nemende, leidinggevende het in flow krijgen en houden van hun organisatie hoog op de agenda. 

Mihaly Csikszenmihaly heeft al in de jaren ’90 het principe van Flow onderzocht en constateerde dat medewerkers in flow raken als ze de balans kunnen vinden tussen uitdagend en routine matig werken. En dat maakt het managen van flow in een tijd waar verandering een continu gegeven is, zo spannend. Want verandering is het doorbreken van routines en kan stress veroorzaken als de uitdaging te groot lijkt. 

Om organisaties houvast te bieden heeft Blauw de Flow Manager ontwikkeld. De kracht ervan zit in de eenvoud en de effectiviteit van het instrument. De flowmanager kent een aantal principes: 

  • Actueel door frequente metingen met wisselend thema’s; 
  • Ritme door continu proces van metingen, resultaten, feedback en dialoog; 
  • Snel: korte vragenlijst (max. 3 min.); 
  • Activatie (bijv. dankzij complimentenmodule); 

Om niet als stuurlui aan de wal te staan, wilden we zelf ook ervaren wat het gebruik van de Flowmanager voor je organisatie kan betekenen. En dus ben ik, als algemeen directeur van Blauw, opdrachtgever binnen ons eigen bureau. Ik wil in deze en volgende blogs mijn lesson learned graag met jullie delen. 

Flow manager en Blauw 
Het moment van de eerste meting (april 2014) was niet toevallig gekozen. We stonden op het punt om de organisatie anders in te richten, waarbij meer ruimte en zelfstandigheid van medewerkers de centrale gedachte is. Perfect om te volgen wat dat zou doen met de flow binnen Blauw. Het is ongelofelijk spannend als de resultaten er zijn: 19% van de organisatie geeft aan regelmatig flow te ervaren. Is dat goed of slecht? Met enig lood in de schoenen klom ik op onze zeepkist om de Blauwers te vertellen hoe ik tegen de uitkomsten aan keek. Tja, hoe eigenlijk? 

De eerste les 
Het is heel fijn om een benchmark te hebben om te kunnen bepalen waar je de lat wilt leggen. Uit een onderzoek onder Nederlandse werknemers blijkt dat de lat voor zakelijke dienstverleners ligt op 30%. Werk aan de winkel dus…….(Hier kun je de whitepaper met resultaten downloaden) 

De tweede les 
Les nummer twee is: openheid. Natuurlijk kun je niet alle resultaten duiden, laat staan ze direct oplossen. Maar door open over de resultaten te zijn, aan te geven met welk resultaat je blij bent, waar je vraagtekens bij hebt, wat je zorgen baart. Zodoende creëer je om de dialoog te starten en laat je medewerkers zien dat de flowmetingen een begin markeren, dat de resultaten serieus genomen worden en niet in een la eindigen. En, nog belangrijker: het is essentieel voor succesvol veranderen dat iedereen zich realiseert dat het een gezamenlijke inspanning vraagt om op basis van de resultaten actie te ondernemen. Kennisdeling is dus cruciaal. 

De derde les 
Neem snel actie als de uitkomsten daar om vragen. Eèn meting biedt te weinig houvast om met flow aan de slag te gaan maar een maand later beschikten we al over de resultaten van de tweede peiling; De meting was na aankondiging van de veranderingen in de organisatie en de flow bleek met 5% gedaald. De daad bij het woord gevoegd en samen met mijn mede MT-leden met diverse mensen binnen Blauw gesprekken gevoerd over de resultaten en acties uitgezet. Deze hebben resultaat want inmiddels geeft 42% van de medewerkers aan regelmatig flow te ervaren. 

De vierde les 
Als je met medewerkers over de resultaten wilt praten, welke vragen stel je dan? In ieder geval niet: wat heb jij geantwoord? Maar wel: kun jij me helpen de resultaten te duiden, wat zou er aan de hand kunnen zijn? De terugkoppeling die we kregen uit de gesprekken (onder meer zorg over hoe men, in de nieuwe situatie beoordeeld zou worden) heeft ons erg geholpen om concrete invulling te geven aan de beoordelingssystematiek. 

Samengevat 
De dynamiek van deze tijd vraagt dat we oude structuren en werkwijzen los laten en nieuwe omarmen. Een bevlogen organisatie krijg je niet door top down te veranderen maar wel door deze met elkaar vorm te geven. En om daar succesvol in te zijn, is houvast nodig. De flowmanager biedt die houvast en roept tegelijkertijd weer nieuwe vragen op. Gelukkig zijn de antwoorden op die vragen binnen je eigen organisatie te vinden. Ben je benieuwd welke lessen ik nog meer heb geleerd over flow? Bel of mail me, ik vertel er graag meer over. Sowieso blijf ik over flow schrijven, mijn volgende blog is in de maak en gaat over de kracht van frequent meten van flow en hoe confronterend dat kan zijn.