Brieventest: hoe ga je om met laaggeletterdheid?
2,5 miljoen volwassen Nederlanders zijn laaggeletterd. Zij kunnen wel lezen en schrijven, maar hebben moeite te begrijpen ‘wat er nu echt staat’. Op het werk hebben zij bijvoorbeeld moeite met het lezen van e-mails en schriftelijke rapporten. Thuis lopen zij er tegenaan dat er ingewikkelde formulieren ingevuld moeten worden, bijsluiters van medicijnen complex zijn en voorlezen van kinderen moeilijk is. De brieven die jij als communicatieprofessional schrijft, vallen ook bij deze mensen op de mat. Weet jij zeker dat jouw brief ook door hen begrepen wordt?
De oplossing is simpel zou je zeggen; houd het kort en gebruik eenvoudige woorden. Maar dit houdt geen rekening met alle ‘spelregels’ waar jij je als communicatieprofessional vaak aan moet houden. Verplichte financiële bijsluiters, actievoorwaarden vol juridische termen, verschillende afdelingen die allemaal hun zegje over jouw teksten willen doen. Vaak is de wil er wél om begrijpelijke brieven te schrijven, maar spelen er andere zaken waardoor je brieven toch te lang en te complex worden. Dat is een probleem. Voor die 2.500.000 laaggeletterden omdat zij jouw brief/rapport/brochure niet snappen, voor je opdrachtgever omdat zijn boodschap niet overkomt, en voor jou, omdat jij een succesvolle tekst wilt schrijven. Toch is het niet onmogelijk om brieven te schrijven die door iedereen begrepen worden en hun doel bereiken.
Hoe zorg je er voor dat jouw brief door iedereen begrepen wordt?
- Bepaal het doel van de brief en hou het bij die ene hoofdboodschap. Laat je brief aan minstens 3 collega’s lezen en check of zij de boodschap er meteen uit weten te halen.
- Evident, of liever gezegd, vanzelfsprekend, vermijd moeilijke woorden en gebruik makkelijke synoniemen. Eh… woorden die hetzelfde betekenen.
- Gebruik signaalwoorden die lezers helpen door je tekst te navigeren.
- Vermijden tangconstructies! Een tangconstructie is een zinsconstructie waarbij woorden die bij elkaar horen, ver uit elkaar staan. De betreffende woorden worden meestal gescheiden door een of meer bijzinnen.
- Gebruik afbeeldingen, pictogrammen en infographics. Mensen kunnen beelden veel makkelijker interpreteren dan woorden. En je brief wordt er mooier van.
- Houd je zinnen kort. Schrijf in actieve vorm en schrap overbodige woorden.
Laat je zakelijke brief controleren
Ben je tevreden over je tekst en wil je checken hoe goed je brief is? Wij testen hem graag voor je! Dit doen we door ‘m voor te leggen aan 100 mensen uit jouw doelgroep. Daardoor ontdek je:
- Of je doelgroep de belangrijkste boodschap uit je brief haalt
- Of de boodschap van je brief blijft hangen
- Of er vragen onbeantwoord blijven en of jouw informatie nieuwe vragen oproept
- Wat er per alinea en zelfs op woordniveau wel/niet goed is aan jouw tekst
- Hoe je jouw tekst vlotter maakt en de inhoud krachtiger krijgt
Voer een brieventest uit via SPRINT en je hebt binnen 24 uur een lijst met concrete verbeterpunten voor de perfecte brief
Methoden
Services